Как да спечелим повече време за себе си

<a href="https://bmg.bg/brand/abbyy-finereader/" target="_blank">https://bmg.bg/brand/abbyy-finereader/</a>

https://bmg.bg/brand/abbyy-finereader/


Есента e началото на новия бизнес сезон. Спомените за отпуската се топят, а деловата активност набира скорост. И разбираме, че в офиса не обичаме да работим с документи. Купищата договори действат обезсърчаващо, а ръчно попълнените от клиенти анкети предизвикват отчаяние. Изпращаните снимани, сканирани и копирани сметки и квитанции се превръщат в проблем и ни тровят живота. С прости примери ще обясним защо се случва това и какво може да се направи.


С идването на есента спомените за летните отпуски започват да се изпаряват, а деловата активност набира все по-висока скорост и неусетно се затрупваме най-различни хартиени документи. Купищата договори, ръчно попълнените документи, снимани, сканирани и копирани фактури се превръщат в постоянен проблем. С няколко прости примера ще обясним защо това се случва и как да бъде преодоляно такова предизвикателство.




1. Километри ръчно попълнени таблици! Защо ми трябва всичко това?! Подготовката за търгове, сделки и проекти е кошмар за всеки от нас. Редове, колони от цифри в печатните брошури и невъзможни за редактиране PDF файлове ни изнервят и обричат на часове непродуктивен труд. Колкото е по-сложен проектът, толкова по-голям обем информация се налага да се обработи, за да бъдат предложени адекватни цени, себестойност на труда и разчет на печалбата. Въпреки това всички усилия могат да отидат на вятъра заради допусната механична грешка.


"Изпробвайте ефективен инструмент, за да спестите усилия и да избегнете допускането на грешки!"


С такъв проблем се сблъска Британската компания Balfour Beatty Rail, лидер в сферата на железопътното строителство. Отделът на компанията, отговарящ за закупуването и организирането на търгове, е получавал цени от безброй доставчици във формат, непригоден за цифрова обработка. Налагало се е масивите от данни с часове ръчно да се въвеждат в електронните таблици и едва след това да се правят разчетите. Това е водило до загуба на производителността и е правило грешките практически неизбежни.


Решение: На компанията са препоръчали да внедри решение с прилагане на технология за оптично разпознаване на символите (OCR). Изборът е направен в полза на FineReader PDF като най-точен инструмент. Сега всеки документ може бързо да се запази в цифров вид, а данните да се използват в програмите за разчети без повторно ръчно въвеждане. Ръководството на компанията е пресметнало, че в резултат на това работата с документи, която по-рано е отнемала не по-малко от четири часа, сега се извършва за 10 минути! "Това не само повишава точността на разчетите ни, но и позволява бързо да се вземат решения, а следователно да се увеличи дялът на бизнеса, който можем да получим", казва Йорген Йонсън от Balfour.


Резултат: Премахване на ръчното въвеждане на информация, ускоряване и повишаване на качеството на обработване на данните.


2. Възможно ли е да се намери нещо тук?! В печатните документи няма търсене!Трябва да намерите данните за сътрудниците? Или, може би, спешно са ви потрябвали документи, оформени с отделен контрагент? Или шефът ви е поискал допълнителни споразумения към договорите с клиент, подписани преди няколко години от вашия предшественик? Ако пред вас стоят големи шкафове с документи или рафтове с редица класьори, не бихме искали да сме на вашето място! Остава ви само да се запасите с кафе и да се оправяте с документите до сутринта.


Не искате да погребете бизнеса си под тонове архивни документи? Разберете как да сте с предимство в работата с информация!


В подобна ситуация се оказва Krigsman Partners, голяма австралийска фирма със седалище в Мелбърн, която извършва юридически услуги и консултации по въпроси на данъчното облагане. Поради своята специализация компанията е принудена да работи с много широк спектър от документи, които често се получават сканирани, във вид на копия, снимки, направени от смартфон и недостъпни за редактиране PDF файлове. На определен етап основна задача на компанията става преобразуването на целия този разнороден масив от данни в единен формат, позволяващ да се запазят и редактират документите, и най-важното - да може да се осъществява търсене в цялата налична база данни.


Решение: Krigsman Partners се сдобива с лиценз за всеки свой партньор и прави FineReader PDF единен за компанията инструмент за работа с документи в PDF формат. Резултатът не закъснява. Преди това, за да бъдат сравнени и открити различията в два договора и анексите към тях от различни години, е бил необходим цял работен ден. Сега този процес отнема секунди. Нещо повече - компанията спестява до 1000 долара всеки път, когато прилага новата технология за обработка и търсене при сходни задачи.


Резултат: Икономии от заплати, внедряване на инструмент за незабавно сравняване на документи (включително и обемни), преобразуване на архива от хартиени документи (много от които са на повече от 30 години) в електронен формат с възможност за незабавно търсене и редактиране.


3. Работа с хартиени документи в офиса възпрепятства прехода към дистанционна работа! Ситуацията с COVID-19 ни научи, че дистанционната работа означава безопасност и икономия на време. Но проблемът на много компании е, че те така и не са преминали към електронно управление на документите.
Дори ако се съхраняват в електронна форма, много от важните документи не позволяват съвместна дистанционна работа, а договорите в печатен вид дори не дава такава възможност! Налага се връщане в офиса при принтера, шредера, рафтове за хартия и заседателната зала. Или...


Разберете как да организирате дистанционно работата и да автоматизирате всички рутинни процеси с най-голяма ефективност за вашата компания!"


Решение: Най-често потребителите свързват софтуера за разпознаване на текста (OCR) със сканирането на документи. Но това не са всички възможности на съвременните PDF решения. Например, FineReader PDF позволява на офис сътрудниците да работят пряко с PDF файловете и сканирани копия толкова лесно и удобно, колкото и с текстовите документи. При това независимо от източника, размера и метода на създаване на файла. Това означава, че преминаването към дистанционен режим на работа с документи вече не е проблем.


Резултат: Дори и да е в различни части на света, екипът от служители получава възможност да редактира, сравнява, коментира и подписва документи независимо от формата, в който първоначално са създадени или внесени във фирмата.


БиЕмДжи Дейта ООД е официален дистрибутор на софтуерните решения на ABBYY за България.

Ключови думи към статията:

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK