"Суперфокус" от Майкъл Хаят (откъс)

Издателство "Локус"

Издателство "Локус"



В рубриката "Четиво" "Дневник" публикува откъс от "Суперфокус", с автор Майкъл Хаят, предоставен от издателство "Локус"


Суперфокус - пълна система за продуктивност, с която ще постигнете повече, работейки по-малко


Майкъл Хаят е основател и изпълнителен директор на Michael Hyatt & Company, която организира трансформативни събития и семинари и предлага дигитални и физически средства за планиране и целеполагане. Хаят е автор на множество книги, високо оценени от New York Times, Wall Street Journal, USA Today, Forbes, Businessweek и др. Научете повече на MichaelHyatt.com




Читателите на "Дневник" могат да се възползват от 10% отстъпка от цената в Ozone.bg при въвеждане на код Dnevnik10. Поръчайте книгата с безплатна доставка тук


Откъс от "Суперфокус" на Майкъл Хаят


Ако сте като повечето професионалисти в модерния свят, дните ви са пълни с въпроси, изисквания, запитвания, непредвидени посещения, текстови съобщения и такива в Slack, както и още милион неща, с които хората ви разсейват и искат пълното ви внимание. Но както вече научихме, нашето внимание е както крайно, така и ценно. Никога не можем да дадем пълното си внимание на някого, а понякога не можем да им отделим дори малко от него.


Ако искате да максимизирате продуктивността си, трябва да определите точно какво изисква вниманието ви и какво не, а ако нещо заслужава вашето внимание - колко от него да отделите. Ето идея: ако е нещо извън Зоната на желанието ви или не е сред приоритетните ви задачи, не заслужава много от капацитета на мозъка ви.
Един от методите да се погрижите за критични задачи с малка инвестиция на време е автоматизацията. Обикновено, когато кажа тази дума, хората предполагат, че имам предвид роботи, приложения и макроси. Не е задължително обаче да сте инженер или напреднал потребител на технологии, за да се възползвате от автоматизацията.


Всеки ден се появяват задачи, за които нямаме време да мислим, но и те трябва да се свършат. Кой обаче е казал, че е необходимо да им отделяте цялото си внимание? Ами ако можете да извадите себе си от уравнението и работата все пак да бъде свършена? Тук е мястото на автоматизацията и обичам да мисля за темата, като я разделям на четири основни подтеми:
1. автоматизация на себе си;
2. автоматизация чрез шаблони;
3. автоматизация чрез процеси;
4. технологична автоматизация.
В тази глава ще разгледаме и четирите, както и няколко основни стратегии за автоматизация, които ще ви помогнат да оставите много от задачите в Зоните си на черна работа и липса на интерес на автопилот.


Автоматизация на себе си
Първата ви стъпка е да автоматизирате себе си. Това включва въвеждането на рутини, ритуали и навици, които ще ви улеснят да преследвате най-важните си приоритети и да го правите по-ефективно. Отново, фокусът тук е върху това колкото е възможно повече неща в живота ви да бъдат на автопилот, за да не ви се налага да спирате и да мислите за тях всеки път, когато възникнат.


Искате да изградите ритуал и рутина, така че тялото ви да знае какво да прави, дори и да не мислите съзнателно за него. Например на повечето хора не се налага да се концентрират над стъпките за вземане на душ - те просто знаят какво да правят, след като пуснат водата. Тялото поема управлението и освобождава ума да мисли за други неща. Точно затова често ни идват толкова добри идеи под душа. Ако приложите този прост подход към различни области на живота си, ще преживеете значителна промяна.


Да разберем ритуалите. Ритуал е "всяка практика или образец на поведение, изпълнявано редовно по определен начин". Например повечето професионални спортисти имат ритуал преди игра - последователност от действия, които ги настройват умствено и физически, за да дадат най-доброто от себе си. Това важи за хората с високи постижения, независимо от тяхната професия. Книгата на Мейсън Къри Daily Rituals: How Artists Work изследва ритуалите в ежедневието на над 150 писатели, поети, драматурзи, художници, философи, учени, математици и други.


Ритуалите помагат на тези различни професионалисти да постигнат същата цел като тази, която си поставяме в тази книга: да постигат повече, като вършат по-малко. Къри казва, че дневните ритуали могат да бъдат фино калибриран механизъм за използване на набор от ограничени ресурси: време (най-ограниченият от всички), воля, самодисциплина и оптимизъм. Ритуалите ви дават три ключови предимства, с които си подсигурявате победа.
Първо, макар и много хора да вярват, че ритуалите смазват креативността, истината е, че те я освобождават.


Правилното формулиране на ритуали изисква огромно количество творчество и мисъл. Но ритуалът изисква това усилие само веднъж. Целта е да избегнем преоткриването на колелото всеки път, когато възникне същият въпрос. Вместо това фокусирате творческата си енергия върху нещо веднъж, установявате система, която да прилага намереното решение всеки път, когато имате нужда и след това сте свободни да фокусирате креативността си върху други неща. (...)


Второ, ритуалите ускоряват работата ви. След като дефинирате ритуал, знаете точно какво следва на всяка стъпка. Автоматично е и не се налага да мислите за него, което естествено ви прави много по-ефективни в тази задача.


Трето, ритуалите поправят грешките ви. Може би е по-точно да кажем, че ги предотвратяват, защото разработването на ритуали позволява да предвидите различните точки на потенциален провал и да заложите обезопасяване за всяка стъпка от процеса. Дори и да се натъкнете на непредвидена пречка в началото, можете просто да включите решението ѝ в ритуала, като така той ще става самокоригиращ се.


Хирургът и писател Атула Гжауанд подчертава силата на ритуалите, оформени като контролни списъци, да елиминират грешки в различни браншове. Той възхвалява "качествата на режима". В собствената му област - медицината - контролните списъци спасяват хиляди животи и стотици милиони долари всяка година.
Четири основополагащи ритуала. Можете да изградите ритуал около всяка повторяема задача в живота си. Всъщност можете да определите как, кога и в какъв ред да изпълнявате множество различни задачи.


Аз използвам и препоръчвам четири основополагащи ритуала: сутрин, вечер, начало и край на работния ден. Предвиждам време за тях в моята Идеална седмица, която ще разгледам в седма глава. Като поддържам системата работеща, както съм предвидил, мога да преминавам предвидимо и ефективно през множество необходими действия всеки ден и по този начин поддържам ума си свободен през повече часове от деня, отколкото ако се опитвах да си припомня тези действия всеки път, когато ги върша.


Сутрешният ми ритуал започва в момента, в който се събудя и ме отвежда в офиса всяка сутрин. Той се състои от девет точки, като "Правя си чаша кафе", "Чета Библията", "Пиша в дневника си" и "Преглеждам целите си". Заедно тези девет действия стават рутина. Върша ги по един и същи начин, в еднаква последователност, всеки ден, което ми помага да ги правя възможно най-добре и ме подготвя за остатъка от деня. Вечерният ми ритуал работи по подобен начин, но той ми помага да изключа и да се подготвя за сън. (И един съвет за майстори: настройте си аларма, за да си лягате навреме.) Сутрешният и вечерният ритуал ще бъдат различни за всеки, в зависимост от личността, интересите, етапа от живота и други.


А началото и края на работния ден? Тези два ритуала са ясно отбелязани в календара ми във всеки ден от понеделник до петък. Ритуалът за начало на работния ми ден започва в 9.00 сутринта, а за край - в 17.00 часа. По това време всеки ден мозъкът ми минава през действията, необходими за начало и край на работния ден. Обмислил съм точно какво трябва да се случи, така че всеки работен ден да започне и да приключи добре, и съм включил тези задачи в ритуали. (...)


Автоматизация чрез шаблони
В предишната глава споделих шаблон, който използвам, когато начинаещи автори ме помолят да прегледам техни ръкописи. Това беше пример за автоматизация чрез шаблони - една от любимите ми форми на автоматизация вече над три десетилетия. Получавам подобни молби на практика всеки ден и ако отделям време да напиша личен, уникален отговор на всяка, няма да ми остане време за почти нищо друго.


Разбира се, бих могъл да наема асистент само за да обработва всички тези постъпващи молби, но защо да го правя? Вместо това отделям малко време, за да съставя идеалния отговор за всяка подобна ситуация, и след това го използвам многократно. Както казахме преди, автоматизацията означава да решите проблем веднъж и след това да оставите решението на автопилот. Шаблоните ви позволяват да го направите само с няколко натискания на мишката.


За да имате успех с шаблоните, трябва да развиете съответен начин на мислене. Всеки път, когато работите по проект, се питайте кои компоненти от него ще използвате отново. Ако правите нещо, което очаквате да вършите по-често от веднъж или два пъти, помислете дали да не създадете шаблон. Въпреки че това изисква малко допълнително усилие в началото, като цяло ще ви спести огромно количество време.


Най-разпространеният тип шаблон, който използвам в ежедневието си, са имейл шаблоните. Виждали сте един от тях, но, повярвайте ми, има още. Лично аз имам 39 различни имейл шаблона, заредени в компютъра ми и готови за незабавно изпращане. Екипът ми прегърна тази концепция и добавиха и още. Всички заедно имаме над сто шаблона, които използваме редовно.


Ако сега изпратите имейл до мен или до някого от екипа ми, най-вероятно ще получите отговор по шаблон. Разбира се, това не означава, че той ще бъде студен и без личен елемент. Дори не бих го нарекъл шаблон. По-скоро всеки от тях е добре обмислен личен отговор на въпросите и молбите, които екипът ми обикновено получава. Обмислен е, защото прекарваме много време във формулиране на нашите отговори. Личен е, защото правим шаблоните си така, че да можем да ги персонализираме за всеки получател и да му създадем усещането, че съобщението е написано специално за него. (...)


Това, което преди ви е отнемало над десет минути, може да се свърши за по-малко от минута, понякога за секунди. Това е мощна стратегия за пестене на време, с която да преминете бързо през камари от поща. (...)


Автоматизация на процеси
Третият тип автоматизация - тази на процеси - се отнася просто до разписан и лесен за следване набор от инструкции за изпълнение на задача или на последователност от действия. В някои отношения наподобява ритуал, но разписаните работни процеси обикновено са много по-подробни и се отнасят само до определен набор от задачи.


Докато ритуалът е по-близък до рутинно действие, работният процес е по-скоро като инструкциите, които бихте следвали, за да сглобите велосипеда на детето си или нова мебел от IKEA. В тези случаи всяка стъпка от процеса е описана внимателно и подробно, което означава, че всеки, който може да следва указания, лесно може да постигне крайната цел.


Сигурен съм, че вече се досещате поне за един тромав процес, който ще ви бъде полезно да документирате. Добрата новина е, че това се прави много по-лесно, отколкото можете да си представите, а ползата му е неизмерима. Ето петте стъпки за превръщане на дразнещите задачи, които вършите често, в страхотни процеси.
1. Забележете. Първата стъпка при създаване на процес е да внимавате за нещата, които вече вършите всяка седмица и да идентифицирате области, където един работен процес може да помогне. Кои действия са ключови за бизнеса ви? Кои естествено се повтарят?


Кои задачи трябва винаги да обяснявате на някого, преди да излезете в отпуск? С какви въпроси ви звънят, когато сте извън офиса? Заради какви задачи са причинявали забавяне на проект, защото не сте били на разположение лично? Забележете ритъма на бизнеса си и отбележете ключовите проблемни точки, които имат нужда от документация. Най-вероятно вече се досещате за няколко.


Най-добре е да започнете първия си процес с нещо просто. Ако изберете най-сложния си процес за начало, може да зациклите и да се откажете. Улеснете се, като първо се поупражнявате с "ниски топки". След като си изберете прост процес, с който да започнете, обмислете цялата процедура от началото до края. Бъдете максимално педантични относно подробностите. Представете си всичко.


Аз обичам да работя така, все едно подготвям процеса за някого, който не знае абсолютно нищо за работата, която документирам. Ако успея да подходя към процеса, сякаш говоря на някого, който е напълно извън него, обикновено успявам да запиша всяка стъпка, която би трябвала на този човек.


2. Документирайте. След като знаете процеса, който ви трябва, и сте обмислили всяка част от него, е време да го запишете. Проверете дали сте описали всяка стъпка, необходима за извършване на задачата. Не пропускайте нищо и не се стремете да спестите време или да съкратите нещо. Целта ви в тази стъпка е да документирате всяка дреболия, така че някой, който не знае нищо за процеса, да може да го изпълни без грешка.


Подходете към тази задача като към компютърна програма. Една машина би направила само това, което програмистът изрично ѝ каже да направи. Тя не може да се досети за нещо пропуснато и това не би трябвало да се налага и на човека, който следва вашите инструкции. Дайте му всичко необходимо, за да свърши работата.
Можете да документирате работен процес по много различни начини и е добра идея да експериментирате с различни формати и инструменти, докато намерите тези, които ви вършат най-добра работа.


Може да опитате текстова документация с обикновена текстообработваща програма или с по-сложно приложение за водене на записки като Notion или Evernote. Много хора включват снимки и видеоклипове от екрана като част от документацията, което прави инструкциите съвсем елементарни за следване.


А ако искате да направите още по-елегантна документация, може да разгледате специализирани инструменти за описване на процеси като например текущия ми фаворит - SweetProcess. Макар че софтуерните решения ви помагат да организирате мислите си и карат документацията ви да изглежда добре, не оставяйте сложността на технологиите да ви попречи да се възползвате от автоматизирането на процеси. Дори и прост списък с отметки, съставен на ръка, може да свърши работа.


3. Оптимизирайте. Ако не сте пропуснали нищо, най-вероятно първата чернова на документацията ви е по-обширна, отколкото ви се иска. Това е добре, защото сега е време да оптимизирате. В тази стъпка ще прегледате написаното и ще си зададете три въпроса:
1. Коя от тези стъпки може да се елиминира?
2. Кое може да се опрости?
3. Кои стъпки могат да се изпълняват в различен ред?


Когато разкритикувате процеса по този начин, вие му правите фина настройка. Бихте искали да дадете на човека, който го следва, колкото е възможно повече информация, за да си върши работата, но не толкова много, че да започне да пропуска стъпки само защото описанията им са прекалено многословни. Това е шансът ви да опростите процеса и да го направите максимално ефективен.


4. Тествайте. След като работният процес е записан и оптимизиран, е време да го тествате. Тази стъпка е критична. Всъщност повечето разписани процеси се провалят точно тук. Не работят, защото този, който ги е създал, не е отделил време да ги тества правилно или е използвал собствения си опит, за да запълни пропуските при непълни инструкции.


Моят опит сочи, че тук е най-добре сами да си бъдете опитна мишка. Когато тествате, правете само това, което сте записали, за да проверите дали сте пропуснали нещо. Недейте да хитрувате. Ако нещо не е записано, не го правете. Ако тествате само и единствено това, което е в документа, веднага ще забележите пропуските и грешките. Водете си бележки, докато преминавате през процеса и го поправяйте, докато се получи идеален, работещ документ с инструкции, който има желания ефект, без значение кой го следва. Може да помолите и друг човек от екипа си да тества процеса.


5. Споделете. След като знаете, че документът с разписания процес върши работа, е време да го споделите с останалите членове на екипа си по електронната поща, чрез инструментите за споделяне на файлове в приложението, с което сте го създали, или на централен файлов сървър. Целта е да го споделите и да сте сигурни, че всеки, на когото би могъл да потрябва някой ден, знае къде да го намери. Не се изненадвайте, ако хората, които го ползват, открият пропуски. Насърчете ги да правят подобрения. Не след дълго ще разполагате с безгрешен процес, който всеки би могъл да следва. Тук виждате истинската сила на работните процеси: те правят делегирането много по-надеждно и лесно за изпълнение.


Упражненията в тази глава включват работен лист, наречен Оптимизатор на работни процеси. Той ще ви служи като полезно напомняне за петте стъпки, които разгледахме току-що. Но засега нека се запознаем с четвъртия и последен тип автоматизация.


Технологична автоматизация
Накрая стигаме до технологичната автоматизация, с която повечето търсачи на продуктивност обикновено започват. Въпреки че в тази книга много критикувам технологиите заради вратата, която отварят към разсейването, положителният принос на модерния софтуер и хардуер към бизнеса не може да се отрече. Защитавам тезата, че автоматизацията е основна причина да използваме технологии.


Искаме да прехвърлим тежките и повтарящи се задачи на софтуер, като така освободим мозъците си, за да се занимават с други предизвикателства. След като намерите правилния набор от инструменти, просто трябва да ги настроите да работят във фонов режим и да им се доверите, че ще свършат работата без ваше участие.


Бързо предупреждение, преди да навлезем в обсъждането на технологии: не се обвързвайте до живот с определено приложение. Разбира се, искате да намерите такива, които работят възможно най-добре за вас, но винаги трябва да сте склонни да се прехвърлите, ако се появи по-добра и ефективна възможност или ако любимото ви приложение или услуга изведнъж спре да се поддържа. Вече съм изгубил бройката на прекрасните приложения и инструменти, които съм включвал в работните си процеси и след това са отпадали, като част от безкрайния марш на технологиите.


През годините научих, че на технологиите като цяло може да се разчита, но не и на отделните инструменти. Затова е важно да се съсредоточите над типа инструмент, който ви трябва, а не над конкретния софтуер...


Читателите на "Дневник" могат да се възползват от 10% отстъпка от цената в Ozone.bg при въвеждане на код Dnevnik10. Поръчайте книгата с безплатна доставка тук


Всичко, което трябва да знаете за:

Ключови думи към статията:

Коментари (0)




За да коментирате, е нужно да влезете в профила си или да се регистрирате.
С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK