Гъвкавото работно място: мода или тенденция

 

© Гео фасилитис

 



Съдържание от Кирил Илиев | Гео фасилитис. Статията не е част от редакционното съдържание на "Дневник"

В развитите икономики е установено, че годишните разходи на работодателите за работно място (като сграден фонд, а не като заплата на служителя) са от порядъка на 6000 до 9000 евро. Тази сума включва разходите за наем, отопление и климатизация, почистване и всички съпътстващи разходи за поддръжката.


В същото време проучвания в САЩ и Европа показват, че в часовете между 8:00 и 17:00 работното място се ползва едва между 35% и 50% от времето. Причините са много – срещи вътре в офиса, срещи извън офиса, включително и фалшиви такива, просто защото служителите трябва да свършат нещо лично в работно време – зъболекар, държавна администрация и т.н.


Ако вземем за пример международна компания с 30 000 служители, и приложим горната аритметика излиза, че компанията годишно губи поне 63 милиона евро от неефективно използване на офисните си пространства. Въпросът към директора по фасилити мениджмънт е: "Може ли да намалим тези разходи?". Отговорът е "да", а подходът е "гъвкаво работно място".


Концепцията е проста – нямаш лично бюро и стол, така че когато не си в офиса, пространството може да се използва от друг. Например ако 4000 служители успеят да работят на 3000 работни места, то горната компания може да спести поне 45 милиона евро на година от разходите си за площи. Предимствата обаче не свършват до тук, и печеливши са всички, не само компанията.


При липсата на фиксирано работно място се минимизира проблемът с конфиденциалността на информацията, която служителите оставят по бюрата си, тъй като те просто нямат лични бюра и всичко трябва да заключват в шкафовете си. От една страна това изключително много улеснява почистването, тъй като не се налага избор на "доверен" персонал. Така услугата може да стане по-евтина, а самото почистване по-бързо и ефективно, тъй като нищо не пречи по бюрата. От друга страна компанията минимизира риска от изтичане на информация, която да попадне в конкурент, от което да последват загуби в реално изражение.


Гъвкавото работно място се съчетава много добре и с една друга тенденция – работата от вкъщи. Съвременният интелектуален работник не е ограничен в пространственото измерение на офиса, за да свърши не малка част от задълженията си. Има много "тихи" дейности, които е трудно да се извършат докато колегите постоянно са в разговори по телефона или задават въпроси, които разсейват. Ако приемем, че компанията оценява резултатите от работата на служителите, а не тяхното физическо присъствие, това дава възможност на хората да вършат "тихите" дейности вкъщи. Полза от работата от вкъщи има не само работника, но и работодателя и околната среда.


Най-видими са предимствата за работника – не губи време за път до работното място, което му спестява време, средства и нерви, тъй като не "гони" точен час, в който трябва да е на работа.
Ефектите за околната среда са по-прикрити – не само по-малко емисии на вредни газове в следствие по-малко пътуващи, но и по-малка нужда от изграждане на превозни средства, пътища, сгради и др.


Привидно най-малко облагодетелстван е работодателят, но това не е така. Домашният уют не може да бъде сравняван с обстановката в офиса, което би повлияло положително на продуктивността на служителите. Друг интересен момент са болничните. Изследване във Великобритания е показало, че работодателите губят 29 милиарда лири годишно от отсъствия по болест. Ако имат възможност да работят от вкъщи, служителите с временни неразположения няма да посещават офиса и да заразяват колегите си.


Съвсем скоро председателят на Европейската асоциация по фасилити мениджмънт ми каза, че в Холандия вече не пазят тишина в офисите. Ако някой помоли колегите в офиса за тишина му се отговаря, че офисът е място за срещи, а тихата работа е за вкъщи.


Тази тенденция рано или късно ще стане масова и в България, като част от международните компании вече я налагат. Техните офиси имат все повече стаи за срещи и все по-малко кабинети. За наемодателите това може да означава само едно – търсенето на отворени пространства, които лесно могат да се прекрояват ще расте, т.е. наемателите ще търсят основно модерни офис сгради.


Но какво се случва, ако искам да намеря Петър, в офис с гъвкави работни места? Дали днес е на първия или на третия етаж? Дали е в северната или в южната част на сградата и дали изобщо е тук? Ще му се обадя по мобилния бихте казали, но ако е в среща, а ми трябва спешно?


За да не се създава хаос, гъвкавото работно място трябва да е организирано около софтуерна система, която да може да дава адекватна информация за това кой, къде седи, кои зали за срещи са свободни и т.н. На ключови места в сградата могат да се поставят терминали, от които да може служителите да резервират свободно място, за да са сигурни че докато се придвижват в сградата някой няма да ги изпревари. В същото време ако няколко служители искат да седят един до друг в даден ден, тъй като работят по съвместен проект, това също може да бъде свършено в системата. Ако в стаите за срещи се монтират датчици за присъствие, системата ще "разбере", когато някой е резервирал стая за срещи, но поради някаква причина срещата е отменена, а никой не е отразил това в софтуера. Чекирането на работната станция може да стане и с помощта на смартфон, който сканира баркода на станцията и в системата се отразява, че тя вече е заета. За фасилити мениджъра остава най-интересната част – анализа на данните за заетостта. Анализът за натовареността може да бъде много по-прецизен спрямо нормалния офис, тъй като се събират много повече и много по-верни данни от ползвателите.


Вместо заключение ще попитам: "Какво означава това за отдаващите под наем?". Вероятно търсенето на офисни площи ще намалява като съотношение квадратен метър на служител, което в дългосрочен план означава, че накрая някой ще плати сметката. Това вероятно ще са сградите, които най-малко отговарят на съвременните изисквания за офис площи – гъвкавост, подаване на свеж въздух, добра транспортна комуникация, места за хранене и т.н.


Кирил Илиев
Управител на Гео фасилитис
Компания за интегрирани фасилити мениджмънт услуги

Ключови думи към статията:

Коментари (0)




За да коментирате, е нужно да влезете в профила си или да се регистрирате.
С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK