3 важни условия за правилно съхранение на хартиени документи според GDPR

3 важни условия за правилно съхранение на хартиени документи според GDPR

© Kiler.bg



Статията не е част от редакционното съдържание на "Дневник"

Готови ли сте за GDPR?


С наближаване на обявената от Европейския съюз дата - 25.05.2018 г. можем да открием хиляди статии свързани с GDPR (General Data Protection Regulation). Интересното е, че повечето от тях са посветени на обработката и съхранението на дигитализирани данни като почти никой не споменава личните данни, съхранявани на хартиен носител, които също трябва да бъдат съхранявани според изискванията на GDPR. В настоящата статия ще засегнем именно тази тема.


Започваме с това, че лични данни не са само име, единен граждански номер и сериен номер на лична карта, тук влизат още: снимки, телефонен номер, имейл, IBAN и т.н. Регламентът е валиден за всички организации и лица работещи на частна или свободна практика, които събират и съхраняват лични данни, в това число счетоводители, HR-специалисти, собственици на хотели, фризьорски салони, собственици на фитнес зали и др.


Глобите са сериозни, независимо дали съхранявате лични данни в дигитален или физически формат. Размерът на санкциите е до 4% от общия за годината оборот или до 20 млн. евро, като се взима по-високата от двете суми.


3 важни условия за правилно съхранение на хартиени документи според GDPR

© Kiler.bg


Всяка организация обработва физически документи, които съдържат лични данни - договори, декларации, досиета на служители, фактури и т.н. Типовете документи имат и различни изисквания за срок на съхранение. Ето защо е важно, всяка организация да разполага с изграден процес за архивиране и съхранение на архивите с лични данни. За съжаление, в повечето офиси пространството е ограничено и папките с документи се намират в няколко различни стаи. Знаете ли кой има достъп до тях и дали някой през деня не ксерокопира важен за дейността ви документ?


Друг сходен казус: Вие сте счетоводител на свободна практика и работите от дома си. В него сте обособили част, в която съхранявате наличните документи (договори, банкови сметки и друга необходима за дейността ви информация). Можете ли да гарантирате, че тези документи няма да бъдат откраднати, унищожени или размножени от трето лице? Как ще се аргументирате при евентуална проверка на Комисията за защита на личните данни? Готови ли сте да се разделите с 4% от годишния си оборот, само защото не можете да отделите специална стая, в която да съхранявате документите?


3 важни условия за правилно съхранение на хартиени документи според GDPR

© Kiler.bg


При подготовката си за изискванията на GDPR е важно да си отговорите на следните въпроси:


1. Разполагате ли със специално обособено място, в което да съхранявате всички документи на хартиен носител?
2. Имате ли ясна процедура по събиране и съхраняване на личните данни, с които оперирате?
3. Сигурни ли сте, че те са защитени и няма опасност да бъдат откраднати или унищожени?


Ако отговорът ви на някой от въпросите е НЕ, то разгледайте предложението на www.kiler.bg.


Kакво е Kiler.bg и как ще ми помогне да съхранявам наличните документи според GDPR?
Kiler.bg е първият български склад под наем, чиято основна мисия е да съхранява вашите вещи.


За целта Kiler.bg осигурява 5-степенна защита на достъпа. Всеки наемател разполага с:


- персонален ключ;
- магнитна карта за достъп;
- индивидуална аларма, която се активира при опит за нерегламентирано влизане;
- видеонаблюдение;
- 24-часова охрана;


При евентуална проверка на КЗЛД можете да предоставите запис, че само вие имате достъп и сте посещавали конкретното помещение, в което се съхраняват вашите документи.


Kiler.bg разполага с разнообразни по големина помещения от 1 до 20 кв.м и може да се превърне в идеален нов дом за вашите документи.


В него имате възможност да монтирате етажерки (шкафове), за да систематизирате наличните документи.


Освен контролирания достъп, тук можете да бъдете сигурни, че материалите, с които разполагате няма да бъдат наводнени или опожарени (от съседите над вас).


Друго предимство, което складът предлага, са удобната локация (на 5 минути от метростанция "Цариградско шосе") и 24-часовия достъп. Можете да посещавате наетото помещение по всяко време на денонощието.


3 важни условия за правилно съхранение на хартиени документи според GDPR

© Kiler.bg


Цената за 1 кв.м е 20.40 лв. на месец (приблизително колкото месечна такса на мобилен оператор). За да посрещне подобаващо своите нови наематели, Kiler.bg предлага безплатно ползване на избраното помещение за първия месец от настаняването.


При установяване на нарушение на новите правила, евентуалните глоби за бизнеси, които генерират оборот за годината между 50 и 150 хил. лв. биха били между 2 000 и 6 000 лв. Тази санкция може да бъде избегната срещу по-малко от 240 лв. годишен за наем на помещение в www.kiler.bg

Ключови думи към статията:

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK